Trucs et Astuces

Méthode des “cinq dossiers”: gardez votre boîte mail toujours bien rangée

Vous n’en pouvez plus de voir votre boîte mail remplie à ras bord ? Vous venez de l’ouvrir, et vous vous prenez la tête à de main, dépité devant l’ampleur de la tâche? Cela nous est tous arrivé un jour ou l’autre, mais il y a maintenant une solution à cela.

Voici une astuce facile à mettre en place, qui va vous faciliter la vie au quotidien : la méthode des cinq dossiers, pour une boîte mail toujours bien rangée.

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La méthode, point par point

Dévoilée sur le site web du magazine Fast Company, cette méthode d’organisation part d’un constat simple : il est impossible de répondre à tous ses emails sur le champs. La solution est donc de classer les emails par ordre de priorité selon un critère chronologique. En d’autre mot, il suffit de classer chaque email reçu par niveau d’importance et de le mettre dans son dossier correspondant. Pour être exact, voici quelles sont les options :

  • Boite de réception : C’est la porte d’entrée de tous les emails. Il est recommandé de les y laisser le moins de temps possible et de les affecter rapidement à un des dossiers détaillés ci-dessous. En bref, il ne doit y rester que les emails qui n’ont qu’une importance limitée (reçus de vos achats sur Amazon, publicités, etc…).
  • Aujourd’hui : Ici, vous allez classer les emails auxquels vous devez impérativement répondre le jour même. Si vous les placez dans ce dossier, c’est qu’ils nécessitent une réponse très rapide.
  • Cette semaine : Le délai de réponse passe ici de un à sept jours. Par exemple, ce dossier est parfait pour un email reçu le lundi auquel vous devrez répondre au plus tard le vendredi.
  • Ce mois : Ce dossier est consacré aux emails avec un délai de réponse beaucoup plus étendu. Veillez à le consulter de temps à autre pour qu’ils ne sombrent pas dans l’oubli (ce qui arrive souvent quand on a beaucoup de travail, à vrai dire).
  • Pour votre information : Ce dossier est réservé à tout un tas d’informations utiles à votre vie quotidienne, mais qui n’ont rien à voir avec le travail. Il est important de rappeler ce dernier point, ce dossier étant avant tout destiné aux relevés de banque, aux places de concerts qu’on vient d’acheter, etc, etc…

Les inventeurs de la méthode des cinq dossiers rappellent qu’il faut traiter en priorité le dossier “aujourd’hui”, avant d’attaquer “Cette semaine”, et ainsi de suite. De cette manière, vous allez faire disparaître successivement les emails de chaque dossier. Alors, pourquoi remettre au week-end ce que vous pouvez faire dès aujourd’hui ?

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Notez bien que pour que cette méthode fonctionne, tout dépend du dossier que vous allez affectez à chaque email. C’est à vous qu’il revient de tout organiser, et c’est donc vous qui avez le dernier mot.

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